Politique de confidentialité de Prooflet

Dernière mise à jour : 4 octobre 2026

Version : 6

La présente politique explique quels renseignements personnels Prooflet (« Prooflet », « nous ») recueille, pourquoi et comment nous les traitons. Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et ses dix principes relatifs à l'équité dans le traitement de l'information et, pour les personnes au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pour toute question sur la protection des renseignements personnels, écrivez à [email protected].

Les versions française et anglaise de la présente politique ont la même valeur.

1. Responsabilité

Prooflet est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion, y compris ceux que nos fournisseurs de services traitent pour notre compte. Prooflet a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Les questions, demandes et plaintes en matière de confidentialité lui sont adressées à [email protected], ou par la poste : Responsable de la protection des renseignements personnels, Prooflet, PO Box 32004 RPO Riverside, Windsor ON N8S 4T8, Canada.

2. Ce que nous recueillons, et comment

Nous recueillons des renseignements personnels de quatre façons : directement auprès de vous; automatiquement, au moyen des témoins et des technologies décrits ci-dessous; auprès d'un propriétaire d'espace de travail qui vous invite; et auprès de Stripe, au sujet de vos paiements.

• Renseignements de compte — votre nom, votre adresse courriel et votre mot de passe (stocké sous forme de hachage salé, jamais en clair). Vous pouvez aussi ajouter des renseignements de profil facultatifs : entreprise, division, fonction et photo de profil.
• Registre de vos choix — la version des Conditions que vous avez acceptée et le moment de l'acceptation, ainsi que votre choix concernant les courriels de marketing et chaque modification de ce choix. Pour chacun, nous consignons le moment, votre adresse IP et votre type de navigateur, à titre de preuve du choix.
• Contenu de l'espace de travail — renseignements sur les produits, maquettes, éléments de marque, polices, noms de fichiers et réglages que vous ajoutez au Service.
• Dossiers d'approbation et de production — lorsqu'un propriétaire d'espace de travail approuve une maquette ou consigne un tirage de production ou une réimpression, nous conservons l'adresse courriel du propriétaire, le moment et toute note ou tout motif qu'il inscrit.
• Utilisateurs de l'espace de travail — l'adresse courriel de chaque personne qu'un propriétaire d'espace de travail invite, que cette personne ait ou non un compte Prooflet. Nous la recevons du propriétaire et nous l'utilisons pour envoyer l'invitation à cette personne et pour lui présenter cette invitation lorsqu'elle se connecte avec cette adresse, une fois l'adresse confirmée. Une invitation qui n'est pas acceptée expire après 21 jours. Après l'expiration, l'adresse demeure sur la liste du propriétaire, avec la mention « expirée », afin qu'il voie qui il a invité, jusqu'à ce que le propriétaire la retire ou ferme son compte. Elle est aussi retirée lorsque la personne refuse l'invitation ou quitte l'espace de travail, ou lorsque la personne, ayant confirmé cette adresse, ferme son compte. Si cette personne change l'adresse courriel de son compte pendant que l'invitation est en attente, l'invitation est retirée; si elle a déjà accepté, elle demeure dans l'espace de travail et le propriétaire voit la nouvelle adresse.
• Renseignements de facturation — traités par notre fournisseur de services de paiement, Stripe. Stripe détient vos renseignements de facturation et votre carte. Nous conservons vos identifiants de client et d'abonnement Stripe, votre forfait, son état et les dates de sa période de facturation, ainsi qu'un relevé des exportations que nous facturons. Nous pouvons vous montrer la marque de votre carte, ses quatre derniers chiffres, vos nom et adresse de facturation et vos factures, que nous obtenons de Stripe au moment où vous les consultez; nous ne conservons pas votre numéro de carte complet.
• Soutien et commentaires — les courriels que vous nous envoyez et les messages que vous envoyez au moyen du formulaire de soutien dans l'application, qui nous parviennent avec votre nom, votre adresse courriel et votre identifiant de compte. Les commentaires que vous envoyez depuis l'application sont conservés avec votre identifiant de compte et comprennent la catégorie et le message, l'adresse de la page, le projet dans lequel vous étiez, les détails de votre navigateur et de votre écran, la version de l'application, un identifiant de session et vos 50 dernières actions dans l'application; le formulaire de commentaires l'indique avant l'envoi.
• Demandes commerciales — si vous utilisez le formulaire de contact de prooflet.ca, votre nom, votre adresse courriel professionnelle, votre entreprise et votre format d'emballage, ainsi que des renseignements de campagne provenant du lien qui vous a conduit au site (un identifiant de clic publicitaire et des paramètres de campagne, le cas échéant).
• Renseignements techniques — adresse IP, type de navigateur, témoins de session et journaux servant à exploiter et à sécuriser le Service, ainsi que des rapports d'erreur (le message d'erreur, l'endroit de notre code où elle s'est produite et l'adresse de la page).
• Préférence de langue — un témoin lang mémorise votre choix anglais/français sur prooflet.ca; nous utilisons une géolocalisation IP à l'échelle régionale (par l'entremise de notre réseau de diffusion de contenu) à une seule fin : lors d'une première visite, pour afficher le site en français aux visiteurs du Québec. Nous ne constituons aucun profil de localisation.
• Activité dans le produit et temps d'utilisation — des événements tels que le début d'une session, l'achèvement d'une étape, l'exécution d'une vérification de conformité ou la création d'une exportation, et combien de temps vous utilisez activement le Service, par exemple combien de temps un rapport de conformité reste ouvert ou combien de temps vous passez dans l'éditeur sur un projet. Le temps n'est compté que lorsque l'onglet est au premier plan et que vous avez utilisé la page récemment; un onglet laissé ouvert sans interaction n'est pas compté. Nous enregistrons la page ou le projet auquel l'activité s'applique, jamais son contenu.

Témoins. Nous plaçons un témoin de session lorsque vous vous connectez, ainsi que le témoin lang décrit ci-dessus. Stripe peut placer ses propres témoins sur les pages de tarifs et de paiement. Nous n'affichons pas de publicité dans Prooflet et nous ne vendons pas de renseignements personnels.

Technologies permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer un profilage. Une seule des technologies ci-dessus comporte une telle fonction : la géolocalisation à l'échelle régionale que nous utilisons pour choisir la langue lors d'une première visite. Elle ne fait que choisir la langue de la page, et le sélecteur de langue vous permet d'en changer à tout moment. Nous n'enregistrons pas les sessions, et aucune technologie sur prooflet.ca ou dans le Service n'établit un profil de vous.

3. Pourquoi nous les recueillons

Nous utilisons les renseignements personnels pour : fournir et exploiter le Service; traiter la facturation; offrir du soutien et répondre aux demandes; sécuriser le Service et prévenir les abus; comprendre comment le Service est utilisé afin de repérer les erreurs et les étapes déroutantes; savoir quelles campagnes mènent à des demandes commerciales; conserver la preuve des acceptations, des approbations et des tirages de production; respecter nos obligations légales; et envoyer des messages liés au Service. Nous n'envoyons pas de courriels de marketing à l'heure actuelle; si nous commençons à le faire, nous ne les enverrons qu'aux personnes qui y ont consenti. Nous n'utilisons pas le contenu de votre espace de travail à d'autres fins que la prestation du Service.

4. Traitement requis, consentement et choix

Nous avons besoin de la plupart des renseignements décrits à l'article 2 pour faire fonctionner le Service : vous connecter, conserver vos projets, vous facturer, sécuriser le Service, envoyer des messages liés au Service et tenir les dossiers exigés par la loi. Vous ne pouvez pas désactiver ces traitements et continuer d'utiliser Prooflet. Les courriels de marketing sont facultatifs : vous faites votre choix à l'inscription et pouvez le modifier en tout temps dans les Réglages. Dans les Réglages, vous pouvez aussi refuser une invitation, quitter un espace de travail ou fermer votre compte.

5. Communication et fournisseurs de services

Au sein d'un espace de travail. Un espace de travail appartient au compte qui en est propriétaire. Le propriétaire peut inviter une personne au moyen de son adresse courriel, que cette personne ait ou non un compte Prooflet, et peut la retirer. L'invitation que nous envoyons à cette adresse nomme le propriétaire et indique l'adresse courriel du propriétaire, et la personne invitée voit le nom et l'adresse courriel du propriétaire dans Prooflet avant de décider. La personne invitée ne peut ni voir ni utiliser l'espace de travail avant d'avoir accepté l'invitation dans Prooflet. Elle peut la refuser, et un utilisateur peut quitter un espace de travail à tout moment. Les utilisateurs qui ont accepté peuvent consulter, modifier et supprimer le contenu de l'espace de travail et créer des exportations au titre de l'abonnement du propriétaire. Le contenu de l'espace de travail, y compris le contenu qu'un utilisateur ajoute pendant qu'il travaille dans cet espace, est visible pour le propriétaire et pour les utilisateurs qui ont accepté, et il demeure dans l'espace de travail si un utilisateur le quitte, en est retiré ou ferme son compte. Lorsqu'un utilisateur téléverse une police, une mention indiquant quel compte a confirmé le droit de l'utiliser, et à quel moment, est conservée avec la police. Cette mention désigne le compte par un identifiant interne, est accessible au propriétaire et aux utilisateurs de l'espace de travail, figure dans l'exportation des données du propriétaire et demeure avec la police après que l'utilisateur a quitté l'espace ou en a été retiré; l'identifiant du compte est retiré de la mention lorsque cet utilisateur ferme son compte. Le propriétaire voit l'adresse courriel de chaque personne qu'il a invitée, si cette personne a accepté, si l'invitation a expiré, ainsi que les dates. La place d'un utilisateur dans un espace de travail est liée à son compte : s'il change d'adresse courriel, le propriétaire voit la nouvelle adresse. Les utilisateurs voient le nom et l'adresse courriel du propriétaire, y compris dans les dossiers d'approbation et de production du propriétaire, avec toute note que le propriétaire a inscrite lors d'une approbation; le forfait et l'état de l'abonnement du propriétaire; ainsi que les données d'utilisation de l'espace de travail, y compris les dates de la période de facturation. Les utilisateurs ne voient pas la liste des personnes invitées par le propriétaire. Ce n'est pas nous qui décidons qui un propriétaire invite; adressez donc au propriétaire vos questions sur un espace de travail en particulier. Vous pouvez tout de même nous écrire au sujet de tout renseignement personnel que nous détenons à votre sujet.

Fournisseurs de services. En dehors de l'espace de travail, les renseignements personnels ne sont communiqués qu'aux entreprises énumérées ci-dessous, aux fins décrites ci-dessus, ou à une autorité lorsque la loi l'exige. Stripe, Cloudflare, DigitalOcean, Resend et notre fournisseur de sauvegarde les traitent pour notre compte selon leurs conditions de service.

• Stripe — traitement des paiements. Stripe conserve son propre dossier vous concernant à titre de client, y compris après la fermeture de votre compte Prooflet.
• Cloudflare — hébergement de prooflet.ca et des pages du Service, diffusion de contenu et sécurité.
• DigitalOcean — hébergement de l'application Prooflet et de sa base de données, à Toronto, au Canada.
• Resend — envoi de courriels, y compris les invitations envoyées à une adresse qu'un propriétaire d'espace de travail inscrit, et les messages provenant de nos formulaires de soutien et de contact.
• Un fournisseur de stockage infonuagique qui conserve les copies de sauvegarde de la base de données du Service.

Notre application et notre base de données sont hébergées en Ontario; les renseignements personnels concernant des personnes au Québec sont donc conservés à l'extérieur du Québec. Certains fournisseurs traitent des données à l'extérieur du Canada (notamment aux États-Unis). Pendant qu'ils se trouvent à l'étranger, les renseignements sont assujettis aux lois de ces pays, dont les tribunaux ou les autorités pourraient en exiger l'accès. Nous nous appuyons sur les conditions contractuelles de chaque fournisseur pour protéger ces renseignements.

6. Conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire aux fins ci-dessus et pour respecter nos obligations légales. En particulier :

• Votre compte, votre profil et le registre de vos choix sont conservés jusqu'à la fermeture de votre compte.
• Une session de connexion dure au plus 7 jours. Les liens de réinitialisation du mot de passe durent 1 heure et les liens de confirmation d'adresse courriel, 24 heures. Le témoin lang dure un an.
• Les données d'activité dans le produit, de temps d'utilisation et d'erreurs sont conservées pendant 90 jours (30 jours lorsqu'elles ne sont pas liées à un compte).
• Les commentaires envoyés depuis l'application sont conservés pendant au plus deux ans.
• Les ensembles d'exportation sont conservés pendant 365 jours avec un abonnement actif, et pendant 24 heures autrement.
• Une adresse courriel invitée est conservée de la manière décrite à l'article 2.
• Les courriels que vous nous envoyez et les demandes commerciales sont conservés dans notre boîte de courriel tant qu'ils sont nécessaires pour vous répondre ou garder une trace de la demande; vous pouvez nous demander de les supprimer.
• Les copies de sauvegarde de la base de données sont conservées environ trois jours.

Lorsque vous fermez votre compte, nous supprimons à ce moment votre compte, votre espace de travail et son contenu, vos commentaires et vos données d'activité. Certains éléments demeurent : les dossiers de tirages de production sont conservés, votre adresse courriel y étant remplacée par une valeur de remplacement, mais un identifiant interne y demeure; le contenu que vous avez ajouté à l'espace de travail d'un autre propriétaire demeure dans cet espace; les courriels que vous nous avez envoyés demeurent dans notre boîte de courriel; Stripe conserve ses dossiers de facturation; et les copies de sauvegarde expirent selon le délai ci-dessus.

7. Mesures de protection

Nous protégeons les renseignements personnels par des mesures adaptées à leur sensibilité, notamment le chiffrement en transit (HTTPS), le hachage des mots de passe, des contrôles d'accès et l'isolement des espaces de travail des clients.

8. Vos droits : accès, rectification, portabilité et retrait

Dans les Réglages, vous pouvez corriger votre profil, changer votre adresse courriel, télécharger une copie des données de votre compte dans un format structuré (JSON) et fermer votre compte. Vous pouvez aussi nous demander, par écrit, l'accès à vos renseignements personnels, un relevé de l'usage qui en a été fait et des personnes à qui ils ont été communiqués, la rectification de tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou le retrait de votre consentement, en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected]. Sur demande, nous vous indiquerons aussi quelles catégories de personnes chez Prooflet ont accès à vos renseignements et combien de temps nous les conservons. Nous répondons dans les 30 jours, sans frais ou à coût minime. Si nous refusons une demande, nous expliquerons pourquoi et comment contester notre décision.

9. Intervention en cas d'atteinte

Si une atteinte aux mesures de sécurité présente un risque réel de préjudice grave, nous la signalerons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, aviserons les personnes touchées dès que possible et tiendrons les registres exigés par la LPRPDE. Lorsqu'un incident de confidentialité touchant les renseignements personnels de personnes au Québec présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons aussi avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité.

10. Possibilité de porter plainte

Si vous avez une préoccupation en matière de vie privée, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected]. Nous accusons réception d'une plainte, nous l'examinons et nous y répondons par écrit dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) ou, au Québec, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Comment nous gérons les renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à la façon dont Prooflet traite les renseignements personnels et approuve nos pratiques. L'accès aux renseignements personnels au sein de Prooflet est limité aux personnes qui exploitent le Service et en assurent le soutien. Nous conservons et détruisons les renseignements selon les délais de l'article 6, et nous traitons les plaintes de la manière décrite à l'article 10.

Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre; la date de « Dernière mise à jour » indique la version en vigueur. Les modifications importantes seront annoncées par courriel ou par avis dans le produit.

Pour les limites du produit, lisez les avis de Prooflet. Pour l'index des pages juridiques, consultez le centre juridique.

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